تا حالا چقدر شده مایی که کارمان تو شرکت IT است و شب و روزمان دارد با مفاهیمی مثل OKR ،Sprint، Scrum و امثال این‌ها می‌چرخد، از این روش‌ها نه برای مدیریت یک پروژه و یک تیم کاری، بلکه برای مدیریت سامان دادن به برنامه‌ها و به عبارتی پروژه‌ی زندگی خود بهره بگیریم؟ در این مقاله میخواهم گریزی داشته باشم به کاری که مدت‌هاست به فکر آن افتاده و به شخصه انجام دادم و بعدها فهمیدم که در این راه تنها نبودم و این شیوه‌ی مرسومی مخصوصا برای افرادی مثل ما برای اداره‌ی امور زندگی است.

  • مسئله
    • برای کی مهم است؟
    • شرح مسئله
    • نیازمندی‌ها
  • راه حل
    • ستون‌ها
      • اهداف
      • اصول
      • بسته‌ی ایده‌ها یا کارهایی که شاید انجام دهید
      • آرشیو
      • بکلاگ کوتاه مدت
      • بکلاگ بلند مدت
      • کارهای امروز
      • کارهای روزانه
      • در انتظار
      • در حال انجام
      • انجام شده
      • تسک‌های روز i ام
    • برچسب زنی
    • امتیازدهی
  • جمع‌بندی

مسئله

برای کی مهم است؟

همه! مهم نیست کی، با چه کاری، هر کسی باید بتواند یک پروژه را در دنیا خوب مدیریت کند و آن هم زندگی خودش است.

شرح مسئله

هدف گذاری، برنامه ریزی، تدوین راه‌های صحت سنجی و بررسی رشد از الزامات انجام هر کاری هستند، زندگی هم از این قاعده مستثنا نیست، چه برای اهداف بلند مدت و چه برای کارای روزمره نیاز است که هم برنامه داشته باشیم و هم حواسمون به اجرای برنامه باشد، این کار را شاید تو ذهنمون انجام بدیم، شاید بعضیامون روی کاغذ بنویسیم، شایدم بعضا (خدای نکرده) اصلا انجام ندیم. اینجا می‌خواهم درباره‌ی استفاده کردن از یک مدل ساختارمند و آزموده شده صحبت کنم، کاری که به شخصه انجامش دادم و می‌تونم تضمین کنم که برای هرکسی، مخصوصا اونایی که یخورده شلخته‌ترن میتواند خوب باشد. ایده‌ی اصلی استفاده از متودولوژی‌های توسعه نرم‌افزار است، یک نرم‌افزار برای طراحی، تولید، تست و ارائه شدنش مسیری پیچیده و پر از چالش و مخاطرات را طی می‌کند، ممکنه هدفش مشخص نباشد؛ ممکنه نیازمندی‌هاش درست درنیومده باشد؛ ممکنه نیازمندی‌ها درست منتقل نشده باشند؛ هر مرحله توسعش امکان انحراف از ایده اصلی را دارد؛ سرعت کم می‌شود؛ کارها گم می‌شوند؛ از یجایی به بعد ادامه دادنش فرسایشی و فهمیدنش بسیار مشکل می‌شود، تست کردنش سخت می‌شود و به پایان رساندن آن هم با علام الغیوب است. برای اینکه بشود محصولی را درست تولید کرد، کلی فکر شده و ساختار و قاعده درآمده، این ساختارها ذاتا وابسته به نرم‌افزار نیستند و حتی می‌توان گفت بیشتر برای مدیریت انسان‌ها هستند تا محصولات. حالا ما می‌خواهیم به شکلی این ساختارها را تعمیم بدهیم به کل زندگی و زندگی را مثل یک پروژه ببینیم که قرار است با تلاش‌هایی که می‌کنیم پیش ببریمش.

نیازمندی‌ها

خوب است که با این مفاهیم بیشتر آشنا بشید قبل خواندن این مقاله، دید خیلی بهتری نسبت به حرف‌هایم خواهید داشت.

  • OKR
  • Agile methodologies
  • Kanban

راه حل

برای شروع بررسی مختصری درباره کلیت قضیه خواهیم داشت. قبل هرجور برنامه ‌ریزی باید با پروژه آشنا بشویم، دو تا مولفه‌ی اصلی اولیه شامل اهداف و اصول می‌شوند:

  • اهدافاگر بگوییم مهمترین قدم هر پروژه‌ای تعیین و تعریف هدف است بی‌راه نگفتیم.این یعنی اینکه هدف ما چیست، این هدف چه شاخصه‌هایی دارد، تسک‌ها و به بیان دیگه ماموریت‌هایی که برای رسیدنش باید انجام داد چه مواردی هستند.
  • اصول: اصول زندگی ما چیست، چه مواردی را حتما می‌خواهیم رعایت کنیم، چه مواردی باعث می‌شوند هر لحظه‌ی زندگی کار درست را انجام بدهیم.

فلذا باید به شکلی این موارد را تعیین کنیم. قدم بعدی چیست؟ مشخص کردن تسک‌های مختلف که باید دسته بندی مشخصی داشته باشند، یک جریان مناسب از فرآیند انجام شدن تسک‌ها، درآوردن سیستم درست وزن‌دهی به تسک‌ها و در نهایت شیوه‌ای برای صحت سنجی پیشرفت در طی زمان.

قطعا برای تعیین و نظارت بر این موارد، راه‌های مختلفی هست، من تو این مقاله یکی از این روش‌ها را که خودم استفاده کردم توضیح می‌دهم. برای اینکه فرآیند این مدیریت پروژه آسون باشد و طوری نشود که بعد یک مدت از آن زده بشویم و یا اینقدر سخت و وقت گیر شود که خودش به عنوان یک کار با زمان معنا دار در طول روز ما را درگیر کند (که قاعدتا دیگر انجامش نخواهیم داد)، صرفا از یک ابزار استفاده می‌کنیم و سعی می‌کنیم همه چیز را به سریعترین و واضح‌ترین شکل ممکن داخل یک صفحه ساده داشته باشیم. پیشنهاد من استفاده از Trello است. کافی است که یک board جدید در Trello بسازیم و با ستون‌های مختلفی که در آن ایجاد می‌کنیم موارد مختلف مد نظرمان را سازمان‌دهی کنیم.

ستون‌ها

life management
life management

اهداف

life management

یک ستون مخصوص مشخص کردن هدف‌های کلی بسازید. توجه کنید که این مورد قبل از بقیه موارد انجام شود، شاید بنظر بیهوده باشد چرا که همواره هدف‌هایمان را در ذهنمان آماده داریم، ولی اصلا اینطور نیست! در واقع بسیاری از اوقات ما طبق هدفمان حرکت نمی‌کنیم و حتی هدفی که برای خود متصوریم در هر روز بسته به احوالمان تغییر می‌کند. فلذا برای رفع مشکل همواره آن را جلوی چشممان می‌گذاریم که مایه‌ی تذکر و یادآوری شود.

اصول

همانند اهداف این ستون نیز جنبه یادآوری و تذکر دارد و موارد کمتری به نسبت دیگر ستون‌ها در آن جای می‌گیرند.

بسته‌ی ایده‌ها یا کارهایی که شاید انجام دهید

این ستون پیشنهادی است، ایده‌هایی که به ذهنتان می‌رسد را داخل یک ستون بنویسید و هر چند وقت یکبار که بازبینی‌ای روی وضعیت خود دارید آن‌ها را فیلتر کنید و بعضی را در دستور کارتان قرار دهید.

آرشیو

اگر منابعی در رابطه با موارد داخل بورد دارید که بعدا می‌خواهید به آن دسترسی داشته باشید، این ستون بدرد شما می‌خورد.

بکلاگ کوتاه مدت

یک بکلاگ برای کارهایی که قرار است تا ۲ هفته‌ی آینده انجام دهید قرار دهید، اگر تسک‌ ددلاین یا زمان مشخصی دارند یا اینکه توضیح خاصی باید داده شود، برای آن قرار دهید و از امکانات Trello به نفع خودتان استفاده کنید.

بکلاگ بلند مدت

کارهایی که در طول یک بازه حداکثر ۳ ماهه قرار است انجام دهید را اینجا قرار دهید، همانند ستون بالا از گذاشتن توضیحات دریغ نکنید، مخصوصا تسک‌های بلند مدت عمدتا بزرگ‌تر از تسک‌های عادی کوتاه مدت هستند که نیاز به جزئیات بیشتری دارند.

کارهای امروز

کارهایی که امروز قرار است انجام دهید را در این ستون بیاورید.

کارهای روزانه

این ستون برای مواردی است که قرار است هر روز و یا مستمرا انجام دهید، به طور مثال ورزش کردن یک امر تکراری و روزانه است. این ستون با برداشتن بار تعریف هرباره تسک‌های روزانی کار شما را بسیار راحت می‌کند.

در انتظار

اگر به هر دلیلی تسکی متوقف شد و کامل به پایان نرسید، این ستون جایگاه مناسب آن خواهد بود، علت اصلی وجود این ستون برای داشتن دیدی بهتر از وضعیت هر لحظه‌ی تسک‌ها است.

در حال انجام

این ستون برای اموری است که هم‌اکنون در حال انجام دادن آن‌ها هستید، اما توجه کنید که تعداد زیادی تسک را همزمان انجام ندهید، حتما محدودیتی برای کارهای همزمانتان داشته باشید.

انجام شده

برای اینکه از کارهایی که تا الان انجام دادید اطلاع پیدا کنید از این ستون استفاده کنید، این ستون روزانه خالی می‌شود و تسک‌های انجام شده به ستونی دیگر منتقل می‌شوند که در انتها توضیح می‌دهم.

تسک‌های روز i ام

این ستون هرباره ایجاد و آرشیو می‌شود. یکی از مهمترین ستون‌هایی است که وجودش تفاوت معناداری در نگاه شما به وظایفتان ایجاد می‌کند. در انتهای هر روز تمامی وظایفی که قرار بود آن روز انجام دهید را داخل ستونی جدید کپی کنید و با سیستم امتیازدهی‌ای که در ادامه توضیح می‌دهم تعیین کنید که در این روز چه قدر به وظایف خود پایبند بوده‌اید، با آرشیو کردن این ستون، داده‌های اضافی را از بورد خود پاک می‌کنید و بورد را تمیز نگه می‌دارید، علاوه بر این با امکان بی‌نظیر Trello که امکان مشاهده لیست اسم ستون‌های آرشیو شده را به شما می‌دهد می‌توانید از وضعیت پایبندی خود به برنامه‌هایتان در طول زمان آگاه شوید و یک گزارش خیلی خوب از خودتان داشته باشید تا بتوانید با روش‌های مختلف به بهتر کردن و اصلاح خودتان بپردازید.

مدیریت پروژه ی زندگی

برچسب زنی

مدیریت پروژه ی زندگی
مدیریت پروژه ی زندگی

از برچسب برای تعریف دسته‌های مختلف وظایفتان استفاده کنید، برچسب‌ها دید بصری خیلی خوبی فراهم می‌کنند.

امتیازدهی

به وظایف خود امتیاز دهید، برای این کار از پلاگین custom fields استفاده کنید. در این پلاگین امکان تعریف متغیر و مقدار دهی به آن به ازای هر کارتی که می‌سازید را دارید. در پایان روز یک ستون جدید ایجاد کنید که وظایف خود در آن روز را در آن قرار دهید، جمع امتیازهای وظایف انجام داده خود را تقسیم بر جمع مجموع امتیازهای وظایفی که بایستی در آن روز انجام می‌دادید داخل اسم ستون قرارداده و آن را آرشیو کنید. حال بعد از گذشت مدتی شما روند تغییرات کارایی خود به ازای هر روز را خواهید داشت. سعی کنید این درصد را افزایش دهید.

مدیریت پروژه ی زندگی
مدیریت پروژه ی زندگی
مدیریت پروژه ی زندگی

جمع‌بندی

باهم بررسی کردیم که چطور از ساز و کارهای مدیریت پروژه برای مدیریت خود استفاده کنیم و این کار را به راحت‌ترین شکل و واضح‌ترین وجه ممکن برای خود به انجام برسانیم. توجه کنید که پایبندی به این برنامه ریزی ساده‌تر از انجام سایر کارها است ولی بازهم نیازمند همت و اراده‌ی شما است. امیدوارم همواره نظام‌مند و عالی به وظایف خود برسید.

 

درباره نیلوا

ایران،تهران

ناحیه نوآوری شریف

بلوار جواد اکبری

برج فناوری بنتک

T: 09150773830
E: admin[@]nilva.ir